Die Suche nach einem potenziellen Mitarbeiter ist die eine Sache, das Vorstellungsgespräch eine andere. Nicht nur Bewerber, auch Arbeitgeber und Personaler können vor solch einem Gespräch nervös sein, wichtig ist, dass man es Ihnen nicht ansieht. Damit sich der Bewerbungsprozess nicht unnötig in die Länge zieht und unzählige Bewerber eingeladen werden müssen, ist ein gut organisiertes und strukturiertes Bewerbungsgespräch ratsam. Ausschlaggebend dafür sind gezielte Fragestellungen und der Blick auf das Wesentliche. Mit einem Leitfaden und der gewissen Körpersprache, können Sie Ihr Gegenüber schnell einschätzen und Ihm alles Wissenswerte entlocken. In diesem Beitrag lesen Sie, wie Sie ein Bewerbungsgespräch aktiv leiten können und am Ende alle benötigten Informationen erhalten. Darüber hinaus geben wir Ihnen eine Checkliste zur Hand, die Ihnen den Ablauf erleichtert und Sie bestens vorbereitet. Mit der Zeit wird die Gesprächsführung damit bestimmt zu einer Routineangelegenheit werden.
Gesprächsführung im Bewerbungsgespräch – Vorbereitung zahlt sich aus
Sowohl für den Bewerber als auch den Arbeitgeber ist mit der richtigen Vorbereitung bereits die halbe Miete getan. Letzterer ist bei dem Vorstellungsgespräch nicht nur für den korrekten Ablauf und Bewertung zuständig, sondern auch für das Employer Branding. Dieses bezeichnet die Arbeitgebermarke und umfasst alle Werte und Eigenschaften, die ein Unternehmen nun in der Rolle dieser Person dem potenziellen Arbeitnehmer vermittelt. Für die Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch gilt es zwei wesentliche Dinge im Vorfeld akkurat zu planen. Das sind zum einen die logistischen Faktoren sowie die inhaltliche Komponente. Folgende Punkte sollten Sie dabei beachten:
- An welchem Ort soll das Gespräch stattfinden
- Gibt es dort mögliche Störfaktoren
- Übernehmen Sie die Führung des Gesprächs allein oder haben Sie Unterstützung
- Um den Bewerber auf Augenhöhe zu begegnen, sollte die Sitzordnung nicht wie eine Prüfungskommission angelegt sein
- Sie sollten Getränke und eventuell kleine Snacks anbieten
- Ein grober Zeitplan ist sinnvoll und nützlich
Inhaltlich sollte das Vorstellungsgespräch durch einen Fragenkatalog gestützt werden. Die richtigen Fragen zu stellen ist eine Kunst und sollte nicht unterschätzt werden. Legen Sie sich deshalb einen Plan zurecht, um das Interview gekonnt zu leiten und somit den Ablauf souverän steuern zu können. Zusammen mit den Unterlagen des Bewerbers können Sie Qualifikationen, Kenntnisse und Erfahrung nochmals aufgreifen und gegebenenfalls zu offen gebliebenen Dingen, Fragen stellen. Empfehlenswert ist es, die Fragen nach Ihrer Dringlichkeit zu stellen. Floskeln, standardisierte oder sehr persönliche Fragen sind auch durch den Arbeitgeber oder Personaler eher ungeschickt. Interessante und informative Fragen, die man bei einem Vorstellungsgespräch stellen kann und eine gute Gesprächsführung auszeichnen sind:
- Was ist Ihnen an der Stellenanzeige besonders aufgefallen?
- Was interessiert Sie an der Stelle am meisten?
- Warum möchten Sie Ihre jetzige Position aufgeben?
- Auf welche Aufgaben möchten Sie in Ihrem neuen Job gerne verzichten?
- Was war Ihre letzte große Herausforderung und wie sind Sie damit umgegangen?
- Was war bisher die schwierigste Situation, die Sie an einem Arbeitsplatz meisten mussten?
- Welche besonderen Kenntnisse oder Eigenschaften bringen Sie Ihrer Meinung nach mit?
- Arbeiten Sie lieber selbstständig oder im Team?
- Wann haben Sie aus Ihrer Sicht zuletzt eine große Verantwortung übernommen und wie haben Sie sich dabei gefühlt?
- Welche Entscheidung in der Vergangenheit würden Sie heute anders treffen und warum?
- Wie haben Sie sich auf dieses Gespräch vorbereitet?
- Was hätten Sie noch in die Bewerbung geschrieben, wenn Sie mehr Platz gehabt hätten?
- Wie sehen Ihre Gehaltsvorstellungen aus?
- Wie sieht aus Ihrer Sicht ein gelungener Arbeitstag aus?
- Was bedeutet für Sie persönlich Erfolg?
Das Schema des Bewerbungsgesprächs
Das Bewerbungsgespräch zwischen Arbeitgeber und Bewerber lässt sich am besten in vier Phasen einteilen. Die Sinnabschnitte umfassen dabei die Einleitung, die Vorstellung des Bewerbers und des Unternehmens sowie den Schlussteil.
Die Begrüßung
Eine freundliche Begrüßung und ein netter Smalltalk brechen das Eis und schaffen eine angenehme Atmosphäre für alle Beteiligten. Als Leiter des Gesprächs ist es immer gut, zuerst seine Person und die eigene Rolle im Unternehmen vorzustellen. Im nächsten Schritt können Sie dem Bewerber über den Gesprächsablauf informieren und diesem ein Getränk anbieten. Dies ermöglicht Ihm Etwas festzuhalten, falls die Nervosität groß ist.
Das Interview
Ist die erste Nervosität abgefallen, kann das eigentliche Interview beginnen. Einfache und offene Fragen bilden einen guten Anfang und bringen Ihr Gegenüber ins Reden. Für eine flüssige Entwicklung des Gesprächs, ist Fingerspitzengefühl gefragt. Die Befragung soll nicht in einem Kreuzverhör enden, sondern vielmehr als Dialog gestaltet werden. So zeigen Sie Interesse und können kurze Pausen aktiv füllen. Notizen während des Vorstellungsgesprächs helfen Ihnen es im Nachhinein Revue passieren zu lassen und keine wichtigen Details zu verpassen. Zudem fühlt sich der Bewerber nicht unwohl, wenn Sie immer mal wieder den Blick von Ihm abwenden.
Vorstellung der Kanzlei
Hat der Bewerber alle Angaben zu seiner Person gemacht und Ihre Fragen beantwortet, sind Sie an der Reihe. Vorrangig sollte nun die Kanzlei vorgestellt und die zu besetzende Stelle erklärt werden. Da der Bewerber die Stellenausschreibung natürlich kennt, sollten Sie hier etwas detaillierter über die Aufgaben und zukünftigen Pläne reden und im Zuge dessen nochmals prüfen, ob Sie der Bewerber mit den Anforderungen sowie den Werten des Unternehmens identifizieren kann. Zusätzlich sollten generelle Arbeitsbedingungen sowie Benefits wie Aufstiegschancen oder die Option auf Homeoffice dem potenziellen Mitarbeiter übermittelt werden.
Zum Schluss
Ist alle rund um die Unternehmenskultur, die vorgesehen Position und Rahmenbedingungen wie Eintrittsdatum und Gehalt geklärt und beiderseits keine Fragen unbeantwortet geblieben, sind Sie dem Kandidaten eine Erklärung über die weitere Vorgehensweise schuldig. Zeigen Sie diesem die nächsten Schritte auf und mit welcher Wartezeit bis zur Verkündung der Entscheidung zu rechnen ist. Zu guter Letzt bedanken Sie sich für das Gespräch und begleiten den Bewerber zum Ausgang.
Jetzt beginnt die Phase der Nachbereitung und des Reflektierens. Gehen sind am besten gleich im Anschluss des Vorstellungsgesprächs Ihre Notizen durch und geben Sie Feedback zur Grundstimmung und Einschätzung des Bewerbers. Hierfür eignet sich ein einheitlicher Bewerbungsbogen, um letztendlich alle potenziellen Kandidaten in Vergleich setzen zu können.
Erweiterte Gesprächsführung
Vorstellungsgespräche mit einer zweiten Runde oder einer Führungskraft stellen nochmals besondere Formen dar und sollten gründlich bearbeitet werden. Sind Sie auf der Suche nach Fach- und Führungskräfte, sollten Sie präzisere Fragen stellen und auch konkrete Beispiele mit dem Bewerber durchgehen. Eine solche Position erfordert nicht nur fachliches Wissen, sondern auch soziale Kompetenzen in Konfliktsituationen. In so einem Fall können Sie zum Beispiel fragen:
- Arbeiten Sie lieber mit großen oder kleineren Team? Warum?
- Wie groß war Ihr Team, das Sie zuletzt geleitet haben?
- Wie gehen Sie vor, wenn es Konflikte innerhalb des Teams gibt?
- Wie motivieren Sie Ihr Team?
- Welche Aspekte sehen Sie in der Personalentwicklung als entscheidend?
Bei einem zweiten Bewerbungsgespräch geht es primär darum, die Person und seine Motivation bei gewissen Handlungen noch besser kennen zu lernen. Fragen Sie, ob etwas nach dem ersten Termin offen geblieben ist und stellen sie ein bis zwei Stressfragen, um die Reaktion des Bewerbers beurteilen zu können. Zusätzlich können Sie den Kandidaten darum bitten, sich einige Minuten lang selbst vorzustellen oder mögliche Arbeitssituationen gemeinsam durchzugehen. So nutzen Sie die Chance den Kandidaten auf Herz und Nieren zu prüfen und sehen, ob dieser in Ihr Unternehmen passt.
Die Gesprächsführung beim Bewerbungsgespräch eines potenziellen Mitarbeiter erfordert Übung und einen kühlen Kopf. Bei den ersten Malen ist die Nervosität dementsprechend hoch, kann jedoch durch eine gute Vorbereitung und mit ein paar kleinen Tricks ein spannendes Treffen für Arbeitgeber und Kandidat werden.
