Glückwunsch! Ihre Bewerbung hat überzeugt und Sie wurden zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen. In voller Euphorie wollen Sie jetzt das Vorstellungsgespräch bestätigten, aber fragen sich, wie Sie das richtig formulieren? Am besten per Brief, E-Mail oder doch gleich per Anruf? Und was sollen Sie sagen, wenn Sie den Termin verschieben müssen? Wie zeigen Ihnen wie eine professionelle Antwort auf eine Einladung zum Bewerbungsgespräch aussieht und stellen Ihne Tipps und Tricks vor.
Termin für das Vorstellungsgespräch bestätigen
Sobald Sie eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch erhalten haben, sollten Sie dieses umgehend bestätigen. Bekommt der bestenfalls künftige Arbeitgeber noch am selben oder spätestens am darauffolgenden Tag Ihre Zusage, signalisiert dass Ihr großes Interesse und Ihre Motivation für die ausgeschrieben Stelle. Besonders bei namhaften Kanzleien, wird das Jobangebot sehr gefragt sein und Ihre Konkurrenz stark. Mit einem professionellen Umgang während des gesamten Bewerbungsprozesses sammeln Sie Pluspunkte.
Wie man am besten auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch antwortet
Am einfachsten ist es, den Termin auf demselben Weg zu bestätigen, über den Sie die Einladung erhalten haben. Empfehlenswert ist jedoch das Vorstellungsgespräch persönlich am Telefon anzunehmen. Dies ermöglicht Ihnen die Sicherstellung, dass Sie als auch der Personaler darüber in Kenntnis sind und die Antwort nicht möglicherweise am Postweg oder über E-Mail untergeht. Daraus ergibt sich nicht nur der Vorteil, dass die Kommunikation nicht einseitig bleibt, sondern schon vornweg ein kurzes persönliches Gespräch stattfindet und darüber hinaus bereits wichtige Details oder Informationen ausgetauscht werden können.
Per Telefon: Wichtig zu beachten ist, dass Sie auch in dieses scheinbar kurze Telefonat zur Terminbestätigung nicht unvorbereitet zwischen Tür und Angel gehen. Aus einem vermeintlich knappen Gespräch kann sich bereits ein Telefoninterview entwickeln. Hier finden Sie positiven Anklang, wenn Sie Informationen zur Hand haben und vorbereitet sind. Auf jeden Fall sollten Sie die genaue Stellenbeschreibung kennen, wichtig Eckpunkte über das Unternehmen wissen, Ihre Qualifikationen und Erfahrungen parat haben sowie die entsprechende Motivation zeigen.
Per E-Mail Die Bestätigung der Einladung zum Vorstellungsgespräch kann auch über E-Mail erfolgen. Dieser Weg bietet sich an, da Aufwand gering, aber schnell vonstatten geht. Dabei sollten keine aufdringlichen Fragen gestellt werden, sondern möglichst kurz und knapp die passenden Worte stehen. Allerdings sollten Sie für die Vorbereitung klären, wer am Gespräch teilnehmen wird, wie lange es ungefähr dauern wird und welcher Ablauf vorgesehen ist. Damit erhalten Sie entscheidende Informationen und wissen was auf Sie zukommt und gleichzeitig zeigt es Ihre Motivation auf ein interessantes Vorstellungsgespräch.
Die Formulierung zur Bestätigung des Vorstellungsgesprächs
Grundsätzlich ist die Bestätigung der Einladung zum Vorstellungsgespräch eine reine Formalie, trotzdem sollte sie nicht unterschätzt werden. Kurz und knapp, aber freundlich, gilt es hier zu bleiben. Stärken und Schwäche oder bisherige Erfahrung haben im anschließenden Vorstellungsgespräch selbst genug Zeit. Bei der Formulierung kann man sich auf folgenden Aufbau orientieren:
- Anrede: Sprechen Sie die Kontaktperson nach Möglichkeit direkt mit Namen an und wählen Sie dabei die höfliche Anrede „Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr“.
Bedankung für die Einladung: Bedanken Sie sich für das Interesse des Unternehmens und für die Einladung zum Vorstellungsgespräch.
- Termin: Bestätigen Sie den Termin, indem Sie Datum und Uhrzeit noch einmal nennen oder einen Gegenvorschlag für einen Alternativ-Termin machen.
- Kontaktdaten: Nennen Sie für den Fall einer kurzfristigen Terminänderungen noch einmal Ihre Kontaktdaten. Tipp: Es wirkt professionell, wenn Sie eine Signatur erstellen und in der Mail dann einfach auf die Kontaktdaten in der Signatur verweisen.
- Fragen stellen: Wenn Sie noch konkrete Fragen zu den Rahmenbedingungen des Vorstellungsgesprächs haben, dann sollten Sie diese hier nutzen. Vermeiden Sie aber nach Möglichkeit Fragen wie „Soll ich besser mit der Bahn oder mit dem Auto anreisen?“- Das wirkt schnell unprofessionell.
- Verabschiedung: Verabschieden Sie sich mit einer freundlichen Grußformel und drücken Sie Ihre Vorfreude auf das Vorstellungsgespräch aus.
Das Vorstellungsgespräch verschieben
Jedem kann es passieren, dass der vorgeschlagene Termin nicht passt. Solange Sie rechtzeitig und nett formuliert, um eine Verschiebung des Vorstellungsgesprächs bitten, stellt dies kein Problem dar. Ein nachvollziehbarer und wichtiger Grund, wird stets akzeptiert und zeigt Ihre Loyalität. Müssen Sie wegen einer Erkrankung, einem lang im Voraus geplanten Termin oder aufgrund Ihrer momentanen Arbeit das Gespräch verschieben, werden Sie auf Verständnis stoßen und Ihre hohe Arbeitsmoral wird wertgeschätzt. Auch hier gilt, je persönlicher Sie dies dem Gesprächspartner mitteilen, umso besser. Ob am Telefon oder in schriftlicher Form, sollten Sie dabei auf folgende Punkte eingehen:
- Bedanken Sie sich für die Einladung und sprechen Sie Ihre Freude diesbezüglich aus.
- Bitten Sie um Verständnis, dass Sie an dem vorgeschlagenen Termin leider keine Zeit haben.
- Nennen Sie dafür einen triftigen Grund.
- Nennen sie anschließend zwei bis drei Alternativtermine.
- Geben Sie zusätzlich Tage an, an denen Sie unter keinen Umständen können. So verhindern Sie ein unangenehmes Hin- und Her zwecks Terminvereinbarung.
Was, wenn Sie das Vorstellungsgespräch absagen müssen?
Müssen Sie das Vorstellungsgespräch aus privaten Gründen absagen oder weil Sie inzwischen ein besseres Angebot erhalten haben, sollten Sie auch dies dem Personaler aus Höflichkeit vermitteln. Es mag für Sie eine unangenehme Situation darstellen, kommt aber vor und ist keine Seltenheit. Da auch Sie über die Entscheidung nach einer Bewerbung in Kenntnis gesetzt werden wollen, sollte dieser Anstand beidseitig gelten. In diesem Fall sollten Sie höflich und respektvoll agieren, aber auch nicht um den heißen Brei reden und Klartext sprechen. Ehrlichkeit und Wahrheit kommen immer besser an.
Auch hier haben Sie wieder die Möglichkeit zwischen dem schriftlichen oder dem persönlichen Weg am Telefon. Für eine doch eher kurzfristige Absage empfiehlt sich das Telefon als Kommunikationsmittel. Hier können Sie sich sicher sein, dass die Botschaft angekommen ist und Sie können Sie nochmals persönlich mit guter Begründung entschuldigen und Ihre Dank aussprechen.
